Funzionigramma e mansionario: chi risponde di cosa nella tua impresa

Ti è mai capitato di chiedere "di chi è questa cosa?" e di ricevere tre risposte diverse? Se sì, il problema probabilmente non sono le persone: è che nessuno ha mai scritto in modo chiaro chi fa cosa. A questa domanda rispondono due documenti che molte PMI non hanno mai scritto: funzionigramma e mansionario.

La checklist CNDCEC sugli adeguati assetti (il documento di ricerca "Assetti organizzativi, amministrativi e contabili: check-list operative", 25 luglio 2023) li chiede esplicitamente, uno per uno, insieme all'organigramma. Sono i primi quattro quesiti della sezione organizzativa, seguiti da un quesito sulla coerenza tra deleghe e poteri. In questo articolo li leggiamo con occhio pratico: che cosa chiedono, come si distinguono e come si risponde in modo adeguato in una PMI.

I primi quesiti dell'area organizzativa sono formulati allo stesso modo: l'impresa è dotata del documento, "formalizzato e comunicato all'interno dell'organizzazione"? Le due parole contano: non basta che il documento esista, deve essere scritto e anche conosciuto.

•     Organigramma (quesito 1): risponde a "chi riporta a chi". Mostra la struttura: proprietà, amministratori, funzioni, linee gerarchiche.

•     Funzionigramma (quesito 3): risponde a "che cosa fa ciascuna funzione". Per ogni area (acquisti, produzione, commerciale, amministrazione…) descrive responsabilità, attività principali e collegamenti con le altre aree.

•     Mansionario (quesito 4): risponde a "che cosa fa ciascuna persona". Per ogni posizione elenca compiti, responsabilità e limiti di azione.

Un esempio nautico: l'organigramma è la gerarchia di bordo; il funzionigramma è la divisione tra ponte, sala macchine e navigazione; il mansionario è la scheda di compiti di ciascun marinaio. Alla barca servono tutti e tre, e lo stesso vale per l'impresa. Sull'organigramma trovi già un approfondimento nella serie Continuità aziendale; qui ci concentriamo sugli altri due.

Subito dopo l'organigramma, il documento chiede quale modello di struttura organizzativa l'impresa ha adottato, con sette opzioni di risposta:

•     semplice: pochi livelli, il titolare decide e coordina direttamente;

•     funzionale: organizzata per funzioni (produzione, commerciale, amministrazione);

•     divisionale: organizzata per linee di prodotto, mercati o aree geografiche, ciascuna con una certa autonomia;

•     a matrice: ogni persona risponde sia a un responsabile di funzione sia a un responsabile di progetto o di prodotto;

•     per progetti: la struttura si costruisce attorno ai singoli progetti o commesse;

•     per processi: la responsabilità segue i processi trasversali (per esempio, dall'ordine all'incasso);

•     altro.

Non esiste un modello "giusto": l'adeguatezza dipende da natura e dimensioni dell'impresa. Ciò che conta è che il modello sia riconoscibile e coerente con come l'impresa lavora davvero. Una PMI con quindici dipendenti che dichiara una struttura a matrice senza che nessuno sappia chi risponde a chi sta probabilmente descrivendo un'aspirazione, non una realtà.

Il funzionigramma non richiede un software dedicato. Si costruisce in quattro passi:

1.    Elenca le funzioni reali, non quelle che "dovrebbero esserci": chi acquista, chi pianifica, chi produce, chi fattura, chi segue i clienti.

2.    Per ciascuna funzione scrivi lo scopo in una riga: perché esiste e che cosa deve garantire.

3.    Indica responsabilità e attività principali, in un massimo di sei-otto voci.

4.    Segna i collegamenti: da chi riceve informazioni, a chi le passa, con chi condivide le decisioni.

Un esempio illustrativo e di fantasia, per una piccola azienda manifatturiera:

La riga finale è il collegamento con il quesito 8 della checklist, di cui parliamo più avanti.

Il mansionario scende al livello della singola posizione. Il CNDCEC non ne prescrive il contenuto, ma l'esperienza pratica suggerisce, per ogni ruolo, queste voci minime (si tratta di un'indicazione dello Studio, non della checklist):

•     denominazione del ruolo e persona che lo ricopre;

•     a chi riporta e chi coordina;

•     scopo della posizione in una frase;

•     compiti principali e frequenza;

•     poteri e limiti (per esempio, importo massimo che può autorizzare);

•     sostituto in caso di assenza;

•     competenze richieste.

Il punto sul sostituto è decisivo per la continuità: se una persona chiave manca per due settimane, il mansionario deve già dire chi copre che cosa. Non serve un manuale di cinquanta pagine; per molte posizioni una pagina è sufficiente.

L'ultimo quesito di questa sezione chiede se l'assegnazione di compiti e mansioni rispetti la corrispondenza tra la delega assegnata e i poteri decisori in capo al delegato. In altre parole: chi ha la responsabilità di un risultato ha anche il potere di prendere le decisioni necessarie per ottenerlo? E chi decide ha davvero la delega per farlo?

Un funzionigramma che attribuisce al responsabile acquisti la scelta dei fornitori, mentre ogni ordine continua a essere approvato dal titolare, non è coerente con la prassi reale, e la risposta onesta a questo quesito è "No". Per un approfondimento sul rapporto tra autorità formale e potere reale puoi leggere l'articolo Il Timone nelle Mani Giuste.

•     Il documento esiste ma non è stato comunicato. Il quesito chiede "formalizzato e comunicato": un file nella cartella del titolare non basta.

•     Il documento descrive l'azienda che si vorrebbe, non quella che c'è. Risposta "Sì", adeguatezza "No".

•     Il mansionario copia una job description scaricata da internet. Nessuno si riconosce nei compiti scritti, quindi nessuno lo usa.

•     Le persone cambiano, i documenti no. Un mansionario che nomina chi è andato via da due anni dà il segnale opposto a quello che serve.

•     Manca il sostituto. È l'errore più pericoloso, perché emerge solo quando qualcuno è assente.

•     Settimana 1. Disegna a mano l'organigramma reale, quello di come le cose funzionano oggi, e chiedi a un collaboratore se lo riconosce.

•     Settimana 2. Scrivi il funzionigramma delle tre funzioni più critiche, usando la tabella sopra.

•     Settimana 3. Scrivi il mansionario delle posizioni da cui dipende la continuità: per ciascuna, indica un sostituto.

•     Settimana 4. Presenta i documenti al team, raccogli le correzioni e fissa una revisione annuale (o ad ogni cambio di organico).

Funzionigramma e mansionario sono obbligatori per legge?

Non sono documenti imposti come tali dalla legge. La legge richiede assetti organizzativi adeguati alla natura e alle dimensioni dell'impresa; la checklist CNDCEC chiede se l'impresa dispone di organigramma, funzionigramma e mansionario formalizzati e comunicati, e poi di valutarne l'adeguatezza in proporzione.

Qual è la differenza tra funzionigramma e mansionario?

Il funzionigramma descrive che cosa fa ciascuna funzione aziendale e come si collega alle altre; il mansionario descrive i compiti, le responsabilità e i limiti di ciascuna posizione o persona.

Una piccola impresa con pochi dipendenti ne ha bisogno?

La checklist va applicata con criterio di proporzionalità. In una piccola impresa bastano documenti brevi, di una o due pagine, purché scritti, aggiornati e conosciuti da chi lavora. In presenza di ruoli sovrapposti, la forma scritta serve proprio a chiarire chi fa che cosa.

Ogni quanto vanno aggiornati?

Il documento CNDCEC non indica una cadenza. Come buona pratica, conviene rivederli almeno una volta all'anno e ogni volta che cambia l'organico o il modo di lavorare.

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