Il Timone nelle Mani Giuste

Quando le Decisioni Vengono Prese daChi Ha il Potere di Prenderle

Dodicesima puntata della serie "Continuità Aziendale: La Rotta Sicura per il Futuro"

Immagina una nave dove il cuoco decide la rotta, il mozzo cambia velocità e il capitano fa la spesa per la cambusa. Assurdo, vero? Eppure in molte PMI le decisioni vengono prese esattamente così: dalle persone sbagliate, senza le competenze giuste, senza il potere formale di decidere.

Il risultato? Decisioni lente, contraddittorie e spesso sbagliate. È uno dei problemi più insidiosi per la continuità aziendale.

⚖️Autorità Formale vs Potere Reale

In teoria, nelle aziende ci sono organigrammi e deleghe che stabiliscono chi può decidere cosa. In pratica, spesso le cose funzionano diversamente. Il titolare "delega" ma poi vuole controllare tutto. Il responsabile "dovrebbe decidere" ma non ha budget né autonomia reale.

Gli adeguati assetti organizzativi richiedono coerenza tra autorità formale e potere decisionale effettivo. Chi ha la responsabilità deve avere anche gli strumenti per esercitarla: informazioni, risorse, autorità riconosciuta.

Quando questa coerenza manca, nascono inefficienze e ritardi. Le decisioni devono sempre passare da una persona anche quando sarebbe più veloce ed efficace farle prendere a chi è sul campo. Oppure qualcuno prende decisioni importanti senza averne l'autorità, creando caos.

🎯 Il Principio di Sussidiarietà

Una buona organizzazione segue il principio di sussidiarietà: le decisioni si prendono al livello più basso possibile che ha le competenze e le informazioni necessarie. Non serve coinvolgere l'amministratore delegato per decidere quale fornitore usare per la cancelleria.

Ma attenzione: il livello deve avere competenze e informazioni. Non puoi delegare decisioni strategiche a chinon vede il quadro d'insieme. E non puoi far decidere l'amministratore su dettagli operativi che non conosce.

La chiave è definire chiaramente quali decisioni competono a chi, in base all'impatto e alla complessità. Decisioni con alto impatto economico o strategico vanno in alto. Decisioni operative quotidiane vanno a chi ledeve implementare.

🔐 Le Deleghe Chiare

Una delega efficace specifica cosa si delega, con quali limiti, con quale budget e con quali obblighi di rendicontazione. "Ti delego le vendite" è troppo vago. "Puoi approvare sconti fino al 15% e contratti fino a 50.000 euro, oltre devi chiedere autorizzazione" è una delega chiara.

Le deleghe devono essere scritte e condivise. Non possono essere solo "usi e consuetudini" perché quando nasce un problema nessuno sa chi doveva decidere cosa. E soprattutto, devono essere rispettate: se delego ma poi mi intrometto sempre, la delega non esiste.

Nelle piccole imprese le deleghe sono spesso informali, ma anche lì serve chiarezza: "Per gli ordini sotto i 1.000 euro decidi tu, sopra parliamone insieme". Semplice, chiaro, efficace.

⚠️I Colli di Bottiglia Decisionali

Uno dei problemi più comuni è il "collo di bottiglia decisionale": tutto passa da una persona che diventa il blocco del sistema. L'imprenditore che deve approvare anche l'acquisto di una risma di carta. Il direttore chedeve firmare ogni preventivo anche di 200 euro.

Questo rallenta tutto, frustra chi potrebbe decidere autonomamente e soprattutto impedisce quella rapidità che è essenziale nel business moderno. Mentre aspetti l'approvazione per una decisione operativa, il cliente è andato dal concorrente.

Il collo di bottiglia si crea quando c'è sfiducia (non mi fido a delegare), quando manca un sistema di controllo (se delego, come verifico?) o quando mancano deleghe chiare (non so se posso decidere, quindi chiedo sempre).

🔄 Il Sistema Decisionale Efficace

Un buon sistema decisionale ha tre caratteristiche: chiarezza su chi decide cosa, strumenti per decidere bene econtrollo ex-post invece che ex-ante. Preferisci verificare dopo che le decisioni siano state prese bene, piuttostoche dover autorizzare tutto prima.

Per esempio: il responsabile acquisti può ordinare autonomamente, ma mensilmente rivedi con lui le sceltefatte, i fornitori usati, i prezzi ottenuti. Se va tutto bene, continua così. Se vedi problemi, intervieni. Ma nonblocchi ogni singolo ordine.

Servono anche criteri decisionali condivisi: quando posso decidere da solo, quando devo consultare qualcuno, quando devo ottenere autorizzazione formale. E serve un sistema informativo che di a a chi decide le informazioni necessarie per decidere bene.

🚨 I Segnali di Disfunzione

Come riconosci che il sistema decisionale non funziona? Le decisioni richiedono troppo tempo e troppi passaggi. Persone competenti sono frustrate perché non possono decidere nel loro ambito. Decisioni operative arrivano fino all'amministratore. Oppure, all'opposto, qualcuno prende decisioni importanti senza coinvolgere chi dovrebbe.

Altri segnali: decisioni prese senza le informazioni necessarie, responsabilità diluite con nessuno che si prendela colpa quando va male, decisioni che devono essere riprese perché chi ha deciso non aveva l'autorità effettiva.

🎯 Il Primo Passo

Mappa le 10 decisioni più frequenti nella tua azienda: chi le prende oggi? Chi dovrebbe prenderle? Hanno le informazioni necessarie? Hanno l'autorità effettiva? Se c'è disallineamento, definisci deleghe chiare.

Identifica i colli di bottiglia: ci sono decisioni che si fermano sempre in attesa di qualcuno? Quelle vanno delegate. Poi stabilisci un sistema di controllo ex-post: rivedi periodicamente le decisioni prese per verificare che siano state fatte bene.

Comunica chiaramente: "Da oggi per questo tipo di decisioni decidi tu, per queste altre mi consulti, per queste serve la mia approvazione". E poi mantieni la promessa - non reintrodurre controlli non previsti.

Una nave funziona quando ogni membro dell'equipaggio può prendere le decisioni nel suo ambito, con l'autoritàe le informazioni necessarie. Nella tua azienda deve essere uguale: il timone nelle mani giuste, al momento giusto.