I Tre Ponti della Nave

Come Suddividere Compiti e Responsabilità

Undicesima puntata della serie "Continuità Aziendale: La Rotta Sicura per il Futuro"

Su una nave ben organizzata ci sono tre livelli distinti: il ponte di comando dove il capitano decide la rottastrategica, il ponte di controllo dove gli ufficiali gestiscono la navigazione quotidiana, e il ponte operativo dovei marinai eseguono le manovre concrete.

Ognuno ha il suo compito, ognuno ha la sua responsabilità. Il capitano non va a sistemare le vele, e i marinainon decidono la rotta. Nelle PMI invece questa distinzione è spesso confusa.

🎯 La Confusione dei Ruoli

Molte piccole e medie imprese vivono in uno stato di sovrapposizione continua. L'amministratore si occupa divendite, il responsabile commerciale fa ordini al fornitore, l'operaio prende decisioni su investimenti. Tutti fanno un po' di tutto.

Questa confusione ha un nome tecnico: mancanza di "adeguata suddivisione dei compiti". Ed è uno dei problemi più comuni nelle PMI che rischiano la continuità aziendale. Quando i ruoli sono confusi, le decisioni si prendono male, le responsabilità sfuggono e l'efficienza crolla.

Gli adeguati assetti organizzativi richiedono proprio questa chiarezza: amministratori che definiscono strategie, management che gestisce processi, risorse operative che eseguono. Tre livelli, tre responsabilità, tre contributidiversi ma coordinati.

👔 Il Livello Strategico: Gli Amministratori

Gli amministratori hanno la visione d'insieme e la responsabilità ultima dell'azienda. Il loro compito è definire la direzione strategica, decidere gli investimenti importanti, approvare piani e budget e garantire la conformitànormativa.

Non devono occuparsi di operazioni quotidiane - quello non è il loro ruolo. Devono tenere lo sguardo sull'orizzonte, anticipare i cambiamenti, valutare rischi e opportunità strategiche.

Nelle piccole imprese l'amministratore è spesso anche il proprietario e tende a fare tutto. Ma anche nelle piccole realtà serve distinguere i momenti strategici da quelli operativi: quando lavoro "sull'azienda" e quando lavoro "nell'azienda".

🎛 Il Livello Gestionale: Il Management

Il management è il ponte di collegamento tra strategia ed esecuzione. Traduce le decisioni degli amministratori in piani operativi, coordina le risorse e i processi, monitora i risultati e segnala problemi o opportunità verso l'alto.

Un buon manager non aspetta ordini per ogni dettaglio - ha autonomia decisionale nel suo ambito. Ma non decide la strategia - quella viene dall'alto. Il suo ruolo è fare accadere le cose in modo efficiente ed efficace.

Nelle PMI il management può essere anche informale: il responsabile di produzione, il referente commerciale, il coordinatore logistica. Non servono titoli altisonanti - serve chiarezza su chi gestisce cosa.

🔧 Il Livello Operativo: Le Risorse

Le risorse operative eseguono i processi quotidiani: producono, vendono, amministrano, consegnano. Seguono procedure definite, utilizzano strumenti assegnati, segnalano problemi operativi.

Non devono prendere decisioni strategiche o gestionali - non è il loro ruolo e non hanno le informazioni per farlo bene. Ma devono essere autonomi nell'esecuzione del loro lavoro quotidiano, con responsabilità chiare suqualità e tempi.

Anche qui, la confusione genera problemi: operai che decidono fornitori senza coinvolgere il management, impiegati che modificano processi senza coordinamento, commessi che promettono condizioni commerciali diverse da quelle decise.

🔄 La Coordinazione tra Livelli

La magia accade quando i tre livelli comunicano efficacemente. Gli amministratori definiscono obiettivi chiari, il management crea piani concreti per raggiungerli, le risorse operative eseguono con competenza e segnalano problemi reali.

Le informazioni devono fluire sia dall'alto verso il basso (direttive, obiettivi, priorità) che dal basso verso l'alto (risultati, problemi, feedback). Quando questo flusso si blocca, l'azienda diventa cieca e sorda.

Serve anche coordinamento orizzontale tra diverse funzioni allo stesso livello: produzione e commerciale devono parlarsi, amministrazione e logistica devono coordinarsi. L'organigramma verticale è importante, ma anche i collegamenti orizzontali.

🚨 I Segnali di Confusione

Come riconosci che la suddivisione non funziona? Gli amministratori passano il tempo a risolvere problemi operativi quotidiani invece di pensare al futuro. Il management non ha autonomia e deve chiedere autorizzazione per ogni decisione minore. Le risorse operative prendono decisioni importanti senza coordinamento.

Altri segnali: decisioni importanti prese di fretta senza analisi, responsabilità che rimbalzano tra persone, informazioni che non arrivano a chi dovrebbe prenderle, conflitti continui su "chi doveva fare cosa".

Tutto questo genera inefficienza, spreco di tempo, decisioni sbagliate e soprattutto impedisce quella reattività che è essenziale per la continuità aziendale.

🎯 Il Primo Passo

Fai una lista delle decisioni prese nell'ultima settimana. Per ognuna chiediti: era strategica, gestionale o operativa? L'ha presa la persona giusta al livello giusto? Se la risposta è spesso "no", c'è confusione da risolvere.

Definisci quali decisioni competono agli amministratori (investimenti sopra X euro, nuovi mercati, assunzionichiave), quali al management (allocazione risorse quotidiane, risoluzione problemi operativi, coordinamentoteam) e quali alle risorse operative (esecuzione procedure, segnalazione anomalie).

Condividi questa suddivisione con tutto il team. Chiarisci che non è una questione di gerarchia ma di efficienza: ognuno deve fare quello che sa fare meglio, nel momento giusto, con le informazioni giuste.

Su una nave ben organizzata, ogni ponte sa cosa deve fare e lo fa bene. Nella tua azienda deve essere uguale:  tre livelli, tre responsabilità, un unico obiettivo condiviso.